說明書是以應用文體的方式對產品來進行相對詳細的描述，方便人們認識和了解。說明書有指導客戶使用產品的作用，同時也是公司的宣傳冊，是與客戶簽訂的“契約”。凡是客戶必須知道的地方，說明書中不能遺漏一點，從而保證有效指導，提高產品使用的安全、壽命，如若內容不明確，可能會引起誤會，甚至招來糾紛。此外高質量的說明書也可以激發客戶再次購買的興趣。
編寫說明書要有一個大概的框架。可以按照GB/T9969《工業產品使用說明書 總則》附錄A中提供的標題作為框架，其邏輯性強，不會產生遺漏。然后對照標題去尋找相應的內容，分列項目、逐項說明，各項目明白地羅列出來，使客戶看的明白。當然，可以根據具體產品的特點和使用要求對標題進行增減及合理排序。其中特別要注意的是，使用說明書應提供必要的保護環境和節約能源方面的內容，不能刪減。這是一種社會責任和義務，也是標準的要求。
說明書不同于普通的文章，其設計和編寫都有規矩，可以參照標準GB/T 19678《使用說明的編制 構成、內容和表示方法 第一部分：通則和詳細要求》。標準中規定了設計和編寫各類使用說明的一般原則和詳細要求。作為與客戶溝通的媒介，使用說明書中相關信息的描述和細節應通俗易懂，符合壓縮機客戶群體的知識水平，使用說明應遵循客戶群體的切實需求，提供充足的細節信息并保證相關信息的完整性。內容書寫的基本要求和編制方法在標準中也寫的很明白，大家可以自行翻閱，這里不再贅述。標準中帶有“應”字段的內容要求在說明書中要體現出來，標準中帶有“宜”字段的內容可以根據自身特點選擇使用。
說明書內容務必明白、準確才能使讀者完全理解，沒有含糊、誤會的弊病。以中壓無油空壓機使用說明書為例。在動手寫說明書的時候，作者心中不能存在一些連自己也理不太清楚的地方，落到紙面不能有一句不合理的，足以發生疑義的文句。這是一個消極條件，如果不顧這個消極條件，寫下來的說明書就達不到它的目的。自己拿不準的，比如性能參數、壽命周期等等這些內容可以向相關技術人員請教確認。我們可以按標準列出提綱，請求技術人員來協助完善。另外，說明書的內容還要參考一些專業標準。GB/T10892-2005《固定的空氣壓縮機安全規則和操作規程》第14~22章有用戶應履行和遵守的要求，特別是壓縮機的安裝、管道系統和壓縮機的操作要求是客戶必須掌握的，要在說明書中體現出來。
GB22207-2008《容積式空氣壓縮機安全要求》中4.4.3超溫停車裝置靈敏性檢驗，介紹了檢驗方法和次數。5.4使用說明，介紹了說明書中必須包含的內容，根據機型可增減；JB/T 10683-2006《中、高壓往復活塞空氣壓縮機》和JB/T 8933-2008《全無油潤滑往復活塞空氣壓縮機》標準中有關于保修期、用戶環境要求和針對無油高壓空壓機的專用條款，摘錄出來寫到說明書里。有關壓縮機環境保護方面可參照標準GB50894-2013《機械工業環境保護設計規范》。法律方面的問題，可以在說明書完成初稿后，由法務審定，特別是售后服務，責任邊界方面要定義清楚，不能含糊。其它機型的產品也有相應的標準要求，一般行業標準的內容要比國家標準更加詳細，其參照的規范性引用文件也是標準巡查的線索。
說明書要指導用戶使用產品，就要充分考慮用戶的接受程度，盡量多的使用圖標、圖表、圖示等簡潔明快方式去表達，方便客戶理解。例如，用警告圖標（三角框加一個“！”），客戶看到這個符號，就會引起注意；用流程圖表來演示操作過程，方便客戶理解前后操作的銜接關系。空壓機系統流程圖、電氣原理圖、設備爆炸圖與零部件明細表等圖示，這都是使用說明書里不可或缺的。其中，系統流程圖演示了氣路，水路等流經的器件，客戶可以通過它了解器件之間的物理關系，從而有一個宏觀的概念。電氣原理圖是用來表明設備電氣的工作原理及各電器元件的作用，相互之間的關系的一種表示方式。 運用電氣原理圖，可以方便客戶分析電氣線路，排除電路故障、程序編寫等。
為了使客戶有一個良好的閱讀體驗，字體的選擇應嚴謹、簡潔、耐看。黑體和宋體氣質莊重，是很好的選擇。段落、字間距等格式也要斟酌。外文和繁體字使用說明書的要求可參照GB/T 19678標準。
配色方案的選擇也是一個有講究的方面，一個設計學院的學生學習配色可能要花兩年的時間。沒有經過專業訓練的人做這件事情是有困難的，做出來的配色方案會使人感覺俗氣。我在這里簡單說一下一些配色經驗，首先顏色不要超過三種，一主兩輔最好，如果公司有主題色，盡量采用，或在商標中取色。其次可以在網上找到優秀的配色方案。這里推薦Dribbble網（https:// dribbble.com/），在該網站有很多優秀的圖片，而且還非常貼心的給出了配色表，還有一個配色網（http://www.peise.net/），也有很多優秀的配色方案可以拿來用。
說明書寫的太多，客戶閱讀起來困難，寫的太少，客戶感覺你不太重視，所以要權衡，反復錘煉文字。此外，說明書是要批量印制的，一個錯誤可能會帶來非常大的影響，所以要在印制之前仔細校對檢查。
最后，借鑒成熟公司的說明書，優秀公司的產品說明書，都是經過市場檢驗，千錘百煉，有其獨到之處，拿來參考最好不過。
參考文獻
GB/T 19678.1-2018/IEC 82079-1:2012 《使用說明的編制 構成、內容和表示方法 第一部分：通則和詳細要求》
GB/T9969-2008《工業產品使用說明書 總則》’；
GB/T10892-2005《固定的空氣壓縮機安全規則和操作規程》
GB22207-2008《容積式空氣壓縮機安全要求》；
HG/T 20206-2017《化工機器安裝工程施工及驗收規范（中小型活塞式壓縮機）(附條文說明)》
JB/T 10683-2006《中、高壓往復活塞空氣壓縮機》
JB/T 8933-2008《全無油潤滑往復活塞空氣壓縮機》
來源：本站原創
說明書是以應用文體的方式對產品來進行相對詳細的描述，方便人們認識和了解。說明書有指導客戶使用產品的作用，同時也是公司的宣傳冊，是與客戶簽訂的“契約”。凡是客戶必須知道的地方，說明書中不能遺漏一點，從而保證有效指導，提高產品使用的安全、壽命，如若內容不明確，可能會引起誤會，甚至招來糾紛。此外高質量的說明書也可以激發客戶再次購買的興趣。
編寫說明書要有一個大概的框架。可以按照GB/T9969《工業產品使用說明書 總則》附錄A中提供的標題作為框架，其邏輯性強，不會產生遺漏。然后對照標題去尋找相應的內容，分列項目、逐項說明，各項目明白地羅列出來，使客戶看的明白。當然，可以根據具體產品的特點和使用要求對標題進行增減及合理排序。其中特別要注意的是，使用說明書應提供必要的保護環境和節約能源方面的內容，不能刪減。這是一種社會責任和義務，也是標準的要求。
說明書不同于普通的文章，其設計和編寫都有規矩，可以參照標準GB/T 19678《使用說明的編制 構成、內容和表示方法 第一部分：通則和詳細要求》。標準中規定了設計和編寫各類使用說明的一般原則和詳細要求。作為與客戶溝通的媒介，使用說明書中相關信息的描述和細節應通俗易懂，符合壓縮機客戶群體的知識水平，使用說明應遵循客戶群體的切實需求，提供充足的細節信息并保證相關信息的完整性。內容書寫的基本要求和編制方法在標準中也寫的很明白，大家可以自行翻閱，這里不再贅述。標準中帶有“應”字段的內容要求在說明書中要體現出來，標準中帶有“宜”字段的內容可以根據自身特點選擇使用。
說明書內容務必明白、準確才能使讀者完全理解，沒有含糊、誤會的弊病。以中壓無油空壓機使用說明書為例。在動手寫說明書的時候，作者心中不能存在一些連自己也理不太清楚的地方，落到紙面不能有一句不合理的，足以發生疑義的文句。這是一個消極條件，如果不顧這個消極條件，寫下來的說明書就達不到它的目的。自己拿不準的，比如性能參數、壽命周期等等這些內容可以向相關技術人員請教確認。我們可以按標準列出提綱，請求技術人員來協助完善。另外，說明書的內容還要參考一些專業標準。GB/T10892-2005《固定的空氣壓縮機安全規則和操作規程》第14~22章有用戶應履行和遵守的要求，特別是壓縮機的安裝、管道系統和壓縮機的操作要求是客戶必須掌握的，要在說明書中體現出來。
GB22207-2008《容積式空氣壓縮機安全要求》中4.4.3超溫停車裝置靈敏性檢驗，介紹了檢驗方法和次數。5.4使用說明，介紹了說明書中必須包含的內容，根據機型可增減；JB/T 10683-2006《中、高壓往復活塞空氣壓縮機》和JB/T 8933-2008《全無油潤滑往復活塞空氣壓縮機》標準中有關于保修期、用戶環境要求和針對無油高壓空壓機的專用條款，摘錄出來寫到說明書里。有關壓縮機環境保護方面可參照標準GB50894-2013《機械工業環境保護設計規范》。法律方面的問題，可以在說明書完成初稿后，由法務審定，特別是售后服務，責任邊界方面要定義清楚，不能含糊。其它機型的產品也有相應的標準要求，一般行業標準的內容要比國家標準更加詳細，其參照的規范性引用文件也是標準巡查的線索。
GB22207-2008《容積式空氣壓縮機安全要求》中4.4.3超溫停車裝置靈敏性檢驗，介紹了檢驗方法和次數。5.4使用說明，介紹了說明書中必須包含的內容，根據機型可增減；JB/T 10683-2006《中、高壓往復活塞空氣壓縮機》和JB/T 8933-2008《全無油潤滑往復活塞空氣壓縮機》標準中有關于保修期、用戶環境要求和針對無油高壓空壓機的專用條款，摘錄出來寫到說明書里。有關壓縮機環境保護方面可參照標準GB50894-2013《機械工業環境保護設計規范》。法律方面的問題，可以在說明書完成初稿后，由法務審定，特別是售后服務，責任邊界方面要定義清楚，不能含糊。其它機型的產品也有相應的標準要求，一般行業標準的內容要比國家標準更加詳細，其參照的規范性引用文件也是標準巡查的線索。
說明書要指導用戶使用產品，就要充分考慮用戶的接受程度，盡量多的使用圖標、圖表、圖示等簡潔明快方式去表達，方便客戶理解。例如，用警告圖標（三角框加一個“！”），客戶看到這個符號，就會引起注意；用流程圖表來演示操作過程，方便客戶理解前后操作的銜接關系。空壓機系統流程圖、電氣原理圖、設備爆炸圖與零部件明細表等圖示，這都是使用說明書里不可或缺的。其中，系統流程圖演示了氣路，水路等流經的器件，客戶可以通過它了解器件之間的物理關系，從而有一個宏觀的概念。電氣原理圖是用來表明設備電氣的工作原理及各電器元件的作用，相互之間的關系的一種表示方式。 運用電氣原理圖，可以方便客戶分析電氣線路，排除電路故障、程序編寫等。
為了使客戶有一個良好的閱讀體驗，字體的選擇應嚴謹、簡潔、耐看。黑體和宋體氣質莊重，是很好的選擇。段落、字間距等格式也要斟酌。外文和繁體字使用說明書的要求可參照GB/T 19678標準。
配色方案的選擇也是一個有講究的方面，一個設計學院的學生學習配色可能要花兩年的時間。沒有經過專業訓練的人做這件事情是有困難的，做出來的配色方案會使人感覺俗氣。我在這里簡單說一下一些配色經驗，首先顏色不要超過三種，一主兩輔最好，如果公司有主題色，盡量采用，或在商標中取色。其次可以在網上找到優秀的配色方案。這里推薦Dribbble網（https:// dribbble.com/），在該網站有很多優秀的圖片，而且還非常貼心的給出了配色表，還有一個配色網（http://www.peise.net/），也有很多優秀的配色方案可以拿來用。
說明書寫的太多，客戶閱讀起來困難，寫的太少，客戶感覺你不太重視，所以要權衡，反復錘煉文字。此外，說明書是要批量印制的，一個錯誤可能會帶來非常大的影響，所以要在印制之前仔細校對檢查。
最后，借鑒成熟公司的說明書，優秀公司的產品說明書，都是經過市場檢驗，千錘百煉，有其獨到之處，拿來參考最好不過。
參考文獻
GB/T 19678.1-2018/IEC 82079-1:2012 《使用說明的編制 構成、內容和表示方法 第一部分：通則和詳細要求》
GB/T9969-2008《工業產品使用說明書 總則》’；
GB/T10892-2005《固定的空氣壓縮機安全規則和操作規程》
GB22207-2008《容積式空氣壓縮機安全要求》；
HG/T 20206-2017《化工機器安裝工程施工及驗收規范（中小型活塞式壓縮機）(附條文說明)》
JB/T 10683-2006《中、高壓往復活塞空氣壓縮機》
JB/T 8933-2008《全無油潤滑往復活塞空氣壓縮機》
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